DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS

Definición del servicio

Corresponde a la digitalización del archivo inactivo de las empresas, con el fin de preservar la información frente a la humedad, el polvo y el deterioro. 

Buscamos convertir el archivo físico en un repositorio digital organizado, de fácil acceso y localización, garantizando la reproducción fiel de los documentos. La calidad de la imagen dependerá del estado del documento original. 

Con esto se logra la reconstrucción de los soportes de los hechos económicos y una adecuada conservación de la información en el tiempo.

Proceso operativo

1. Recepción y verificación

  Recogemos los documentos en las instalaciones del cliente y verificamos el contenido de cada contenedor: AZ, carpetas, tomos, cajas, lotes, etc.

2. Alistamiento documental 

  Retiramos ganchos, clips y cualquier elemento que impida el escaneo. 

  Los folios se manipulan con protocolos de seguridad y cuidado. Incluye desempaste manual de libros cuando se requiera.

3. Digitalización 

  Escaneo del 100% de los documentos contenidos en cada contenedor.

4. Indexación 

  Digitación de los campos definidos en el nombre corto de cada contenedor para facilitar la búsqueda y localización.

5. Entrega en medio digital 

  Las imágenes se guardan en escala de grises o a color, en resolución de 200 PPP, formato simplex y se entregan en archivos PDF. 

  Como valor agregado incluimos la opción de OCR - Reconocimiento Óptico de Caracteres - a costos muy inferiores a los del mercado, para permitir la búsqueda por texto dentro del PDF.

6. Devolución o destrucción 

  Una vez terminado el proceso, devolvemos los archivos físicos al cliente o, si lo requiere, realizamos la destrucción certificada de los documentos.