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Servicios

Qué ofrecemos?

Nuestros servicios describen los procesos a seguir, suscripción de un acuerdo de confidencialidad y no divulgación de Información reservada, y los resultados finales entregables. Además, el marco legal bajo el cual se puede llevar un archivo físico a formato digital para su decisión sobre que pocos documentos y archivos conservar posteriormente a la realización de nuestro trabajo
 
Archivos digitales - Administración de archivos

CAPACITACIÓN EN ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DEL ARCHIVO

Dirigido a los empleados encargados del manejo de la información, la documentación y el archivo de USTEDES y a las personas que deseen ampliar sus conocimientos en este campo. Este seminario le permitirá conocer y aplicar los conceptos básicos y las técnicas para estructurar de manera efectiva el archivo de la sociedad y proporciona pautas y guías para la correcta organización de los archivos con el fin de tomar las mejores decisiones al contar con la información en forma ágil y oportuna.
 
Archivos digitales - Digitalización outsourcing

DIGITALIZACIÓN OUTSOURCING

Un funcionario nuestro se trasladara hasta sus instalaciones con el fin de realizar el proceso de escaneo. Estos documentos se guardaran en carpetas virtuales en DVD, con su copia de respaldo, según tablas de contenido suministradas por USTEDES y esta proveerá los materiales para la organización del archivo (fólderes, ganchos, legajadores, cajas y estantes). Los equipos de cómputo y escanear serán suministrados por ar archivos digitales.

El valor por folio escaneado es 25% adicional a la cotización puntual que se haga posterior a nuestra visita de inspección a sus instalaciones. Los equipos de cómputo y escanear serán suministrados por nosotros, los gastos de envío también serán asumidos por el contratante.
 
Archivos digitales - Verificación y destrucción de archivos

VERIFICACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE ARCHIVOS

La documentación obsoleta, que ya cumpla tiempo de retención, mayor a 10 años y sin valor de USTEDES será transportada a nuestras instalaciones, se verificará la relación de documentos y los contenidos de los archivos para certificar que lo relacionado está incluido en los archivos a destruir.
Una vez verificado esto procedemos a desempastar los tomos, pasarlos por trituradora de papel, despedazarlos, o rasgarlos en cuadros pequeños y depositarlos desordenadamente en contenedores. Simultáneamente se toman registros fotográficos que evidencien la destrucción y se elaboran las actas de destrucción para impresión y firma del personal autorizado de USTEDES.
 
 
 
Archivos digitales - Custodia de archivos físicos

CUSTODIA DE ARCHIVO FÍSICO

La documentación de USTEDES será custodiada en cajas herméticas con estrictos controles de absorción de humedad y de plagas. Si la información es requerida para consulta será recuperada y transportada a sus instalaciones estando a su disposición permanentemente.
 
Archivos digitales - Digitalización near house

DIGITALIZACIÓN NEAR HOUSE

Se escanearían los documentos; estos documentos se guardaran en carpetas virtuales en DVD, con su copia de respaldo, con su copia de respaldo, según tablas de contenido suministrada por ustedes en imágenes convertidas en archivos PDF, y no está sujeta al licenciamiento de software puesto que se puede consultar con cualquier programa de uso libre como Acrobat Reader.
 
Archivos digitales - Encuadernación y empaste de archivos

ENCUADERNACIÓN O EMPASTE DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS

Los archivos de USTEDES gracias a su nivel de importancia deben estar protegidos del paso de tiempo y tener un fácil acceso a la información allí contenida, por esto y mucho más nuestro servicio de encuadernación o empaste se ajusta a sus necesidades, ofreciendo la mejor calidad en los productos utilizados y la mejor presentación para sus archivos.
 
 
 
Archivos digitales - Organización de documentos
 

JORNADA DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Con el concurso del personal de las áreas de USTEDES y personas dinámicas de nuestro equipo de trabajo se organizaran los documentos, se levantara inventario de documentos por áreas, se relacionaran los archivos a conservar como archivo de gestión o de función, el archivo central, general o permanente y el archivo histórico o inactivo, al igual que los archivos por donar, destruir o eliminar, con sus respectivas actas.

Antes de terminar la jornada las áreas dejaran sus documentos identificados en cajas de archivo. Al finalizar la jornada cada área debe conocer que deja como archivo de gestión o de función y quedan definidas las tareas de digitalización, organización y conformado un comité de archivo para definir las tablas de retención documental.